إدارة الوقت | طرق فعالة لإدارة الوقت تعرف عليها الآن

تعريف إدارة الوقت اصطلاحيًّا:

يوجد كثير من التعريفات الاصطلاحية لإدارة الوقت، ومن بين ذلك:

• يمكن تعريفه على أنه “تخطيط سليم وواعٍ للسيطرة على الوقت، والقيام بأنشطة محددة، وبما يزيد من الكفاءة والفاعلية والإنتاجية”.
• كما يُعرف مفهوم إدارة الوقت على أنه: “نشاط تجميعي لتحقيق أكبر فائدة خلال فترة زمنية محددة، وفي ظل أهداف وخطط موضوعة مُسبقًا”.

أهمية إدارة الوقت:

• على مســــــتوى الأفراد: بالنسبة لأهمية ادارة الوقت على مستوى الأفراد؛ فإنها تساعد على استغلال أوقات اليوم بشكل مثالي، وكذلك القيام بجميع الأعمال في أقل وقت ممكن، وبأقل مجهود، وذلك يؤدي إلى النجاح بكل تأكيد، وبعيدًا عن الطرق العشوائية غير المُجدية.
• على مستوى المشروعات: تُسهم إدارة أوقات في تنظيم المهام وتوزيعها داخل أروقة العمل بالمؤسسات والجهات الحكومية أو الشركات الخاصة، ومن ثم الحد من الضغوط التي يُواجهها الأفراد في العمل، والتي يمكن أن تؤثر على إنتاجيتهم، وبالمثل فإن إدارة الوقت تساعد في تحديد فترات للراحة والاسترخاء، وقضاء الإجازات الأسبوعية، وبما يجعل الأفراد يستعيدون نشاطه مرة أخرى، ويعودون للعمل مُتفتِّحي الأذهان.

ما الأمور التي تؤدي إلى ضياع الوقت؟

يوجد مجموعة من الأمور التي تؤدي إلى ضياع الوقت مثل:

• الــــزيارات العائلية المفرطة: تؤدي الزيارات العائلية الكثيرة إلى إضاعة الوقت، ومن المهم أن يكون هناك ضابط لتلك النوعية من الزيارات، وبما لا يحدث تعطيل للمهام والأعمال اليومية، ومن ثم حدوث خسارة نحن في حل منها.
• استخدام الهواتف الجوالة: البعض منَّا يستخدم الهواتف الجوَّالة لساعات طوال من اليوم؛ بهدف التواصل عبر شبكات التواصل الاجتماعي، أو التحدث عبر المُكالمات العادية، وتلك من الأمور التي أصبحت مُلازمة لحياتنا، ولكن يجب ألا يأخذ ذلك أكثر من حجمه، ونُعطي لذلك وقتًا مُحدَّدًا دون إفراط، حتى لا يجور ذلك على ما نقوم به من أعمال ومهام في جوانب أخرى من حياتنا.
• عـــــــــدم التخطيط المُسبق: من المهم، وقبل القيام بأي عمل أن يتم التخطيط له بشكل مُسبق، بمعنى وضع تصورات لما سيكون عليه العمل وطريقة التنفيذ، وذلك يساعد في اكتشاف الصعوبات بشكل مُسبق قبل الوُلوج بالعمل، ومن ثم إيجاد حلول لها، وفي النهاية فإن يُصيب في جانب ادارة الوقت بشكل سليم وعدم إهداره.

كيفية إدارة الوقت:

فيما يلي سنضع مجموعة من البنود التي يمكن على أساسها إدارة الوقت بكفاءة:

• وضع أهداف واضحة: ويُعَدُّ ذلك من العناصر المحورية لإدارة الوقت، حيث إن وضع أهداف واضحة يُساعد على إنجاز الأعمال المُوكلة، وبالطريقة التي تم وضعها بشكل مُسبق.
• تحديد الأولويات في العمل: من المهام أن يكون هناك أولويات في أي عمل سواء أكان ذلك على المستوى الشخصي أو فيما يتعلق بإدارة المشروعات، بمعنى البدء بالمهام الحيوية والأكثر أهمية، وذلك من بين أساسيات إدارة الوقت.
• اتخاذ القرار الصائب: يُعَدُّ اتخاذ القرارات الصائبة مهمًّا في ادارة الوقت بكفاءة، ويجب أن يأتي اتخاذ القرارات في ظل دراسة لمعلومات مُسبقة، وفي ضوء مجموعة من البدائل لاختيار أنسبها، ولا يعني اختيار القرار أن ذلك سيُصبح صحيحًا بنسبة 100%، فيمكن أن تظهر عيوب بسيطة أو متوسطة عند تطبيق القرار، لذا يجب أن يكون هناك مرونة وقابلية للتعديل، وبالطبع فإن ذلك يدعم إدارة الوقت.