خمس خطوات لكي تتمكن من إدارة الوقت بفاعلية

تُعَدُّ مهارة إدارة الوقت من أهم المهارات التي يحتاج إليها كل فرد؛ من أجل تنظيم حياته، وتحسين الإنتاجية وزيادة القُدرة على الإنجاز، ولكن كيف تتمكن من إدارة وقتك بفاعلية؟

ثمَّة خمس خطوات ستجعلك تُدير وقتك لتستفيد بأكبر قدر ممكن من الوقت.

أولًا: رتِّب أولوياتك

إذا كان لديك كثير من المهام لتقوم بها؛ فعليك أن تُدوِّن هذه المهام في قائمة، ثم تُعيد ترتيب هذه المهام حسب الأولوية، بحيث إذا لم تتمكن من تنفيذ كامل القائمة خلال الوقت المحدد لها، فإنك ستكون قد قُمت بالمهام الأكثر أهمية بالنسبة لك.

ثانيًا: لا تمنح أوقاتًا طويلة لتنفيذ المهام إدارة الوقت

إذا كان لديك مهمة تحتاج إلى وقت طويل لتنفيذها فلا تقُم بتنفيذها على مرة واحدة، ولكن قسِّم هذه المهمة إلى عدَّة مهام قصيرة فرعية، وحدد وقتًا قليلًا لتنفيذ كل مهمة من هذه المهام الفرعية. يُمكنك أن تأخذ فترات راحة بين كل مهمة فرعية وأخرى،

وعند الانتهاء من هذا المهام الفرعية ستجد أنك قُمت بتنفيذ المهمة الكبرى.

ثالثًا: لا تستبعد فترات الراحة من جدول أعمالك

إذا قُمت بكتابة جدول أعمال يحتوي على جميع الأعمال؛ التي يتعين عليك القيام بها فلا تنظم وقتك بحيث تعمل على تنفيذ المهام كل الوقت، ولكن اغتنم لنفسك بعض الأوقات لتحصل خلالها على الراحة، ثم تعود مرة أخرى إلى العمل مع بداية جديدة لتتمتع بحماس أكثر؛ وبذلك تكون قد تمكنت من إدارة الوقت وتنفيذ جميع المهام المُوكلة إليك دون أن تغفل عن حق نفسك.

رابعًا: سجل المهام المؤجلة لتبدأ بها في اليوم التالي

في حال لم تتمكن من إنجاز جميع المهام التي وضعتها في القائمة اليومية الخاصَّة بك، وبقيت بعض المهام لم تكتمل، فهذا ليس معناه أنك لم تتمكن من إدارة الوقت بشكل جيد؛ فكل ما عليك هو كتابة هذه المهام في قائمة أخرى لتبدأ بها يومك التالي.

خامسًا: لا تعتمد على نفسك فقط

بعض المهام تحتاج أن تقوم بتنفيذها بشكل كامل دون طلب المُساعدة من أحد،

لكن هناك بعض المهام البسيطة التي يُمكنك أن تطلب فيها مُساعدة الآخرين؛ لكي تقوم بإنجازها في وقت أقل. قد تكون هذه المهام بسيطة للغاية مثل ترتيب الأوراق على مكتبك؟ أو ترتيب غرفتك، أو أي شيء آخر يُمكن للآخرين مشاركتك فيه.

في نهاية الأمر، هناك نصيحة لا تغفل عنها أبدًا، وهي أن جميعنا يمتلك أربعًا وعشرين ساعة، التي يمتلكها كل شخص، ولكن من بيننا من يُنجز كثيرًا خلال هذه الساعات الأربع والعشرين، وهناك من لا يستطيع إنجاز شيء،

لذلك اغتنم وقتك، وحاول إنجاز أكبر قدر من المهام خلال اليوم،

وابتعد عن المشتتات التي تأخذ من وقتك كثيرًا دون فائدة. فإذا كُنت تستغرق كثيرًا من الوقت أمام مُمارسة الألعاب الإلكترونية، أو تصفح الإنترنت فحدِّد لنفسك أوقاتًا محددة خلال اليوم لتقوم بهذه المُمارسات حتى لا تؤثر على باقي المهام التي يُطلب منك إنجازها. وإذا كانت لديك كثير من المهام لتُنجزها خلال اليوم فبإمكانك أن تقصي منها بعض المهام لتمنح أوقاتها إلى المهام الأخرى، التي تشعر أنها أحق بالتنفيذ.

لا تترك نفسك تؤجل مهام دون أن تضع لها أهدافا أو خططًا.

فأهداف المهام هي الحوافز التي تدفعك إلى تنفيذها في أوقات محددة وبكل فاعلية. واختر أنسب الأوقات لتنفيذ مهامك. فعلى سبيل المثال، إذا كان في جدولك أن تقوم بمُمارسة التمارين الرياضية فاحرص دائمًا أن يكون وقت هذه المُمارسة في الصباح الباكر، وستحقق استفادة أعلى من هذه التمارين بالإضافة أنك ستتمتع بنشاط وحيوية على مدار اليوم لكي تقوم بإنجاز مهامك الأخرى في وقت أقصر. ستكون بذلك قد تمكنت من إدارة الوقت بكل فاعلية.